In questo documento verrà
illustrato come consolidare società
i cui dati contabili sono salvati in uno o più database in Microsoft Dynamics
Nav o in un database esterno.
In Microsoft Dynamics Nav
consolidare significa combinare i
bilanci di due o più società separate in un unico bilancio consolidato.
Ogni singola società è chiamata Business
Unit e l’azienda creata per combinare i bilanci è detta società consolidata.
In Navision si può creare il bilancio consolidato di società che sono:
- Nello
stesso database dell’azienda consolidata
- In
altri database in Navision
- In altri programmi di contabilità
La società consolidata viene creata seguendo le stesse modalità
di una qualsiasi company di Navision.
Il piano dei conti
della società consolidata è
indipendente dal piano dei conti delle business unit e i piani dei conti di
queste ultime possono differire l’uno dall’altro. Generalmente il piano dei
conti della società consolidata non è così dettagliato come quello delle
business unit, in quanto esso serve principalmente per illustrare la situazione
finanziaria a fine esercizio.
Modalità Possibili:
Se all’interno del database il piano dei conti è in comune, è
necessario creare dei conti nuovi
dedicati (detto piano dei conti di consolidamento in coda) in cosa a quelli
presenti à
il problema è che i conti vengono visti insiemi agli altri (opzione non
consigliata)
Oppure un nuovo
database con la sola company di
consolidamento (soluzione ottimale) sia per pulizia che sicurezza del dato.
Per consolidare più
società è necessario per prima cosa inserire le informazioni relative alle
business unit da includere nel consolidamento e definire la percentuale che
verrà utilizzata nell’inserimento dei movimenti contabili delle business unit
nella società consolidata.
Dal menù principale della società consolidata si apre la
finestra relativa alle business unit a cui si accede attraverso il modulo “Contabilità
Generale - > Attività Periodiche - > Consolidamento - > Business Units”
Per ogni business
unit occorre inserire i seguenti dati:
Codice: inserire un codice
(lettere e/o numeri – massimo 10 caratteri) identificativo della business unit.
Il codice verrà poi utilizzato nei report e in altri documenti della società
consolidata.
Nome: è possibile inserire il
nome di una unità di business (massimo 30 caratteri)
Nome Società: inserire il nome
della società (business unit) utilizzando, per comodità, l’AssistButton che permette di selezionare le varie società da
consolidare. E’ possibile selezionare solo le società presenti nel database in
cui si sta lavorando.
Cod. Valuta: se i movimenti
finanziari della business unit sono in valuta straniera, inserire il codice
della valuta stessa utilizzando, per comodità, l’AssistButton
Tabella tasso di cambio: il
contenuto di questo campo indica la tabella Tassi di Cambio Valute che verrà
utilizzata automaticamente durante l'importazione dei dati di consolidamento. Il
valore “Locale” indica che verrà utilizzata la tabella Tassi di Cambio Valute
della società corrente (locale). Il valore “Business Unit” indica che verrà
utilizzata la tabella Tassi di Cambio Valute della società della business unit.
Consolidare: inserire un segno
di spunta per includere la società nel consolidamento
Consolidamento %: Inserire la
percentuale di consolidamento, indicante la porzione di ogni conto della
società che verrà inclusa nel consolidamento (il valore di default 100)
Data Inizio: inserire la data di
apertura dell’anno fiscale della società solo se l’anno fiscale della business
unit differisce da quello della società consolidata
Data Fine: inserire la data di
chiusura dell’anno fiscale della società solo se l’anno fiscale della business
unit differisce da quello della società consolidata
Sorgente Dati: il contenuto di
questo campo indica se i dati verranno recuperati dalla business unit nella
valuta locale (VL) della business unit o nella valuta contabile aggiuntiva
(VA).
Formato File: in questo campo
viene indicato il formato file utilizzato dalla business unit per l'invio dei
dati.
Conto Utili di Conversione e Conto perdite di conversione: gli
utili e le perdite di conversione derivanti dal consolidamento verranno
registrati in questi rispettivi conti.
Conto Utili tasso di cambio comp.
e Conto perdite tasso di cambio comp.:
in questi campi sono disponibili i numeri dei conti C/G in cui vengono
registrati automaticamente eventuali utili o perdite nel tasso di cambio
derivanti dal consolidamento di conti con campo Metodo conversione consol. impostato su
Composito. Se il campo è vuoto, verrà utilizzato il conto specificato
nel campo Conto utili di conv.
Conto Utili di conversione equità
e Conto perdite di conversione equità: in questi campi è possibile inserire il
numero dei conti C/G in cui vengono registrati automaticamente eventuali utili
o perdite nel tasso di cambio derivanti dal consolidamento di conti con campo Metodo conversione consol. impostato su Equità.
Se il campo è vuoto, verrà utilizzato il conto specificato nel campo Conto
utili di conv.
Conto utili tasso di cambio minor
e Conto perdite tasso di cambio minor:
questo campi sono utilizzati se il valore % consolidamento per la business unit è
inferiore a 100. no eventuali utili o perdite nel tasso di cambio derivanti dal
consolidamento di conti da una business unit con quota di minoranza
utilizzeranno questi conti. L'importo registrato nel conto è il seguente: importo
totale di rettifica x (100% - quota della società %) x -1. Se il campo è vuoto,
verrà utilizzato il conto specificato nel campo Conto utili di conv.
Se le società che sono business
unit sono in un database di Navision (o nello stesso database della società
consolidata) è necessario inserire delle informazioni
di base nelle stesse.
Dopo aver definito il piano dei conti della società
consolidata, occorre specificare i conti per il consolidamento. Per ogni conto
di CO.GE. in ogni business unit, si deve specificare il conto di CO.GE. della
società consolidata in cui trasferire il saldo in seguito al consolidamento. Si
possono inserire numeri di conto solo per i conti di tipo Analitico.
Dopo aver selezionato una delle business unit entrare in Contabilità
Generale à Piano dei Conti e per ogni conto di CO.GE. (di tipo Analitico) compilare i seguenti campi
(tali campi non sono visualizzati nel layout standard della finestra del Piano dei Conti, ma sono inseribili utilizzando la funzione Mostra Colonne in alternativa passare
alla visualizzazione tipo scheda):
Conto consol dare:
inserire il conto di CO.GE. della società consolidata nel quale trasferire un
saldo di debito
Conto consol avere: inserire il
conto di CO.GE. della società consolidata nel quale trasferire un saldo di
credito
Metodo conversione consol.: in
questo campo è indicato il metodo di conversione del consolidamento che verrà
utilizzato per il conto. La metodologia di conversione identifica il tasso di
conversione della valuta da applicare al conto. Sono disponibili le opzioni
seguenti:
Tasso
Medio (Manuale), ovvero il tasso medio per il periodo da consolidare.
La media viene calcolata come media matematica o come valore approssimativo e
viene specificata per ogni business unit.
Tasso
Chiusura, ovvero il tasso prevalente nel mercato del cambio estero alla
data per cui lo stato patrimoniale o il conto economico viene preparato. Il
tasso viene specificato per ogni business unit.
Tasso
Storico, ovvero il tasso di cambio per la valuta estera prevalente nel
momento in cui è stata effettuata la transazione.
Tasso
Composito, ovvero gli importi del periodo corrente vengono
convertiti sulla base del tasso medio e aggiunti al saldo precedentemente
registrato nella società consolidata. Questo metodo viene solitamente
utilizzato per conti utili non distribuiti, poiché includono importi relativi a
periodi diversi e sono quindi costituiti da importi convertiti con diversi
tassi di cambio.
Tasso
Equo, analogo al Tasso Composito. Le differenze vengono registrate in
conti C/G diversi.
Se si vuole impostare statistiche sui dati di consolidamento
attraverso l’analisi dimensioni, è possibile definire dei codici di
consolidamento nelle Dimensioni e nei Valori di Dimensioni.
Da Gestione Contabile
- > Setup – > Dimensioni -> Dimensioni, portare a video (mostra
colonna) il campo “Cod. Consolidamento. Stessa cosa dicasi per i valore di
dimensioni.
Immettere il codice
valore dimensioni nella società consolidata che corrisponde a quello nella
business unit. E’ possibile dare lo stesso codice di consolidamento a
diversi valori dimensioni affinché i relativi movimenti vengano sommati al
momento del consolidamento.
Assicurarsi di aver
selezionato la società consolidata e quindi:
Aprire la finestra Business Units da Contabilità Generale/Attività
Periodiche/Consolidamento
Selezionare la funzione Importa Database da Funzioni e si aprirà la finestra Importa
Consolidamento da DB, dove:
Con il tab Business
Unit si propone la finestra dove definire un filtro nel campo Codice per selezionare le business unit
da consolidare
Con il tab Opzioni si propone la finestra dove definire il periodo di consolidamento.
Per copiare i movimenti per data, per reparto o per progetto inserire un segno
di spunta nei relativi campi. Infine occorre definire un numero di documento
che viene assegnato a tutte i movimenti nella società consolidata.
MODUS OPERANDI:
Il programma copia i dati dalle business unit alla società consolidata nei
conti specificati precedentemente nel piano dei conti delle business unit. Se
in una delle business unit il totale
delle entrate è zero, nulla viene registrato nella società consolidata.
Se si sceglie di importare i conti per data allora il periodo di
consolidamento non può essere più lungo di 500
giorni.
È possibile importare i dati più volte definendo per esempio periodi diversi di consolidamento.
L’eventuale importazione dello stesso periodo più volte non crea distorsioni
nel risultato.
Per
registrare movimenti da anni fiscali chiusi è necessario fare due
importazioni per ogni anno. La prima imposta il periodo di consolidamento
dalla data iniziale a quella finale dell’anno fiscale (es. 010199..311299) in
modo che vengano inclusi anche i movimenti del conto economico. Nella seconda
importazione il periodo di consolidamento viene definito includendo le date di
chiusura (es. C311299). In questo modo si importano i movimenti di chiusura.
Dopo
avere eseguito il consolidamento di tutte le società, è necessario creare i movimenti di eliminazione per rimuovere le
transazioni registrate in più di una società, oppure rimuovere i movimenti relativi a transazioni Intercompany.
Per elaborare le eliminazioni di consolidamento
Calcolare manualmente le
eliminazioni.
Immettere gli importi in una
registrazioni COGE.
Effettuare la registrazione.
Prima di registrare le eliminazioni, è possibile
verificarne l'effetto nel bilancio di
verifica della società consolidata utilizzando il report “Eliminaz.
consolidamenti C/G”. Il
report visualizza un bilancio di verifica provvisorio. Vengono mostrate le
conseguenze dell'eliminazione dei movimenti mettendo a confronto i movimenti nella
società consolidata con le eliminazioni immesse nelle registrazioni COGE.
Il calcolo delle eliminazioni è un processo manuale che richiede molto
tempo, che può essere semplificato impostando categorie di
registrazione intercompany, clienti e fornitori intercompany e conti
intercompany specifici.