Col passare del tempo è naturale che nelle aziende si creino nuove procedure, si risolvano problemi, si trovino soluzioni, si prendano decisioni per i processi organizzativi, ma non è raro che in alcune il tracciamento delle novità e delle modifiche non sia previsto o sia disorganizzato. In particolare, le decisioni on the go sono le più rischiose per la salute organizzativa dell’azienda dato che talvolta nascono senza aver analizzato il pregresso e prendono vita e si tramandano verbalmente, spesso solo tra i pochi presenti all’evento.

Soffermiamoci a pensare alla nostra situazione per iniziare a inquadrare a che livello di organizzazione dei dati realmente siamo: quali sono le informazioni disponibili? Dove sono conservate? Le sto sfruttando in maniera proficua? Le perdo man mano che passa il tempo e le cose si evolvono?

Dobbiamo raccogliere e organizzare le informazioni affiché siano utili e gestibili!

In base alla quantità di dati da elaborare il processo complessivo di gestione delle informazioni può essere relativamente lento. Possiamo suddividerlo in più step o, se vogliamo, livelli di conoscenza:

• Dati: fatti e osservazioni. All’inizio i dati sono frammentari o disorganizzati; c’è da valutare chi ne detiene la conoscenza e quali siano gli argomenti. Valutiamo quindi se sono già esistenti delle procedure interne, dei manuali (anche in bozza o obsoleti), delle informazioni note a parte del personale, degli appunti sparsi, della documentazione riservata e/o pubblica, quali infrastrutture sono in uso in azienda, se esiste un elenco di soluzioni in uso da parte dei tecnici, dei nominativi, riferimenti, contatti per le nostre attività, e molto altro ancora… Dobbiamo raccogliere tutto ciò che non è inquadrato in un contesto e tutto ciò che potrebbe diventare tracciabile in seguito.
• Informazioni: organizziamo i dati. Abbiamo raccolto i nostri dati frammentari e ora dobbiamo organizzarli in maniera ragionata. Archiviamoli, ordiniamoli, indicizziamoli, registriamoli.Diversi tipi di software possono aiutarci per ogni tipo di dato da tracciare. Alcuni esempi possono essere i software per Help Desk con sistemi di knowledge base, gli ERP (Enterprise resource planning) per gestire produzione e approvigionamento tenendo insieme le informazioni su clienti e fornitori; i CMS (Content management system) per la gestione documentale condivisa, i CRM (Customer relationship management) per la gestione estesa dei contatti, i CASE (Computer-aided software engineering) per la gestione del lifecycle del software.
• Conoscenza: le informazioni applicate alla pratica. Dopo aver raccolto e organizzato le informazioni, queste sono state suddivise e registrate. Da questo momento in poi è necessario che il lavoro fatto non venga “riposto in un cassetto” e dimenticato. La conoscenza è data dalla messa in pratica di quanto è in nostro possesso a livello di informazione. Dobbiamo elaborare le informazioni e applicarle alla pratica, tenendo a mente che tutte le nuove conoscenze sono comunque da tracciare, per registrare i cambiamenti e i nuovi dati acquisiti.
• Saggezza: esperienza e intuizione ne sono i cardini. La saggezza è immateriale. A differenza dei nostri libri e hard disk essa è intangibile. Ma la saggezza è il giudizio, la capacità di aumentare l’efficienza affinché le cose diventino efficaci. Essa aggiunge valore ed è unica e personale. La saggezza è l’esperienza accompagna la conoscenza e ci permette di fare le scelte migliori.

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