Il sistema più semplice per creare un file di backup esterno al file di posta è quello di aggiungere un nuovo file delle cartelle personali di Outlook, questo permette di gestire i messaggi sia trascinandoli da un file all'altro manualmente, piottosto che tramite l'archiviazione di default, tanto odiata e poco considerata perchè teatro di sparizioni di mail per i meno pratici...
Così facendo si hanno dei vantaggi, il primo è quello di poter suddividere molto velocemente per periodi le mail ricevute anche se si è deciso di creare una valanga di sottocartelle, sistema che sconsiglio.
Il secondo è quello ovviamente di poter archiviare i vari file man mano che si creano, e l'ultimo, ma non per questo meno importante, è quello di ridurre le dimensioni dei file che con il tempo rischieranno sicuramente di raggiungere il limite massimo sopportato dal programma, 2Gb per outlook2000 e 20Gb per Outlook2003 ma utilizzando il nuovo formato non compatibile con le versioni precedenti.
Veniamo alla procedura, quì descritta sui comandi di Outlook2003;
Il sistema più veloce è quello di andare sul menù

attribuite un nome al file e, successivamente, nel menù che vi verrà proposto, sarà possibile sostituire la descrizione che comparirà all'interno di Outlook, archivio2005, per esempio.
Ora vedrete il vostro archivio2005 tra tutte le cartelle di posta, da quì ora si potrà gestire lo spostamento dei messaggi trascinandoli da una cartella all'altra.
E' possibile chiudere l'archivio cliccando con il tasto dx sull'icona  del vostro archivio e così facendo si otterrà la disconnessione del file che potrà essere riconnesso nuovamente senza aver perso nulla.
Pertanto gli archivi non più usati, basterà disconnetterli e trasferire il relativo file, su un CD, ad esempio, per conservarli.

***Nota bene... Non è possibile connettere un file di outlook residente su un cd o dvd, questo perchè il file non può essere in solo lettura, condizione che necessita al programma per il normale funzionamento, perciò, per poter leggere nuovamente un archivio, il suo file deve essere prima ricopiato sul PC per poter essere connesso.
 
Ma torniamo un attimo all'archiviazione automatica ed alle mail che non si trovano, ora che sapete come connettere un nuovo file, andate a cercare dal menù aggiungi, come spiegato, il file che generalmente si chiama "archive.pst" connettetelo e... ora sapete che fine anno fatto le mail degli ultimi 6 mesi che non trovavate più!! Perchè al messaggio, che compare ogni tanto, " vuoi effettuare l'archiviazione automatica?" avete risposto sì!

Max