Esempio basato sui comandi di Microsoft® Outlook®2003
Un problema frequente che si presenta a chi per gestire la propria posta preferisce creare delle cartelle per il raggruppamento dei messaggi, è quello di gestire l'archiviazione dei messaggi, obbligando a trasferire manualmente, piuttosto che cancellare il contenuto di ogni cartella.
In caso si tratti di messaggi che dopo un certo periodo non interessano più, oppure in caso si voglia fare un'archiviazione separata dal resto della posta in un file a parte.
Un metodo di gestione è quello di utilizzare la funzione di
archiviazione automatica delle cartelle personalizzata per ogni cartella, cioè impostare un criterio ad ognuna, a seconda di quello che dovrà fare al momento dell'archiviazione.
Sarà possibile agire sugli elementi che hanno oltrepassato un certo periodo di tempo spostandoli in un file diverso in una qualsiasi allocazione, piuttosto che eliminarli definitivamente.
Facciamo ora un esempio pratico:
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