Capita molto spesso che gli utenti Outlook archivino, manualmente o automaticamente, parte del contenuto della loro mailbox Exchange su uno o più files pst locali.

Il vantaggio più evidente di tale strategia consiste nel mantenere ridotte le dimensioni della mailbox, eventualmente entro i limiti imposti dall'amministratore di Exchange, ma altrettanto evidente è lo svantaggio conseguente a tale comportamento: i file pst locali restano esclusi da ogni strategia di backup dei server con le conseguenze che possiamo immaginare.

Sembrerebbe che la soluzione più semplice a tale problema sia quella di archiviare i pst su delle condivisioni di rete.

Questa non è una strategia corretta per tutta una serie di motivazioni la principale delle quali è che Microsoft non supporta file pst archiviati su condivisioni di rete (KB297019)

Cosa fare allora?

Esistono certamente soluzioni di terze parti che provvedono all'archiviazione di file pst locali su un server come:

Quest Software - Archive Manager

GFI MailArchiver for Exchange

Genie Archive for Outlook v2.0 (2003/2007)

o addirittura prodotti che lavorando direttamente sul server Exchange provvedono a mantenere ridotte le dimensioni delle mailbox archiviando i contenuti delle email (allegati, testo...) in maniera trasparente all'utente come:

IBM CommonStore

ma, se ci si accontenta di qualcosa di meno sofisticato ma gratuito, esiste anche una utility Microsoft (PFBackup) che consente di creare copie di backup di files pst a intervalli di tempo regolari per Outlook 2002 o versioni successive.